《渭南经济》
水利工程项目档案收集与整理中存在的问题及对策建议
赵师校
发布时间:2017-05-22    来源:渭南市经济
  水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要组成部分,贯穿于水利工程建设程序的各个阶段,也是反映工程内在质量的真实记录。水利工程尤其是大中型水利工程,工程规模大,建设周期长,参建单位多,在项目建设过程中形成了种类繁多、数量庞大的工程文件。整理好工程文件,对工程项目是否能顺利竣工验收具有非常重要的意义。纵观水利工程档案管理现状,普遍存在重工期、重质量;忽视档案资料的收集、整理等基础工作的现象。笔者从水利工程项目档案管理工作的实际出发,浅谈如何加强水利工程项目档案的收集及整理工作。
  一、当前水利工程建设文件收集整理过程中存在的问题
  近年来,水利各级建设主管部门高度重视内业文件管理工作,建立了较完善的管理制度体系,对内业文件管理高标准、严要求,围绕规范建设文件收集整理做了大量卓有成效的工作。工程建设各参建单位都能够较好的履行各自职责,工程建设内业文件正在逐步规范和完善,内业文件质量有了明显进步。但还存在不少问题,有的问题还比较突出,必须引起重视。
  1.参建单位对内业文件收集整理重视程度不够。参建单位重工程建设,轻工程文件收集整理的思想还普遍存在,主要表现为:单位领导不重视,对文件收集整理支持力度不够,投入不足,甚至个别单位未设置专职文件员,导致工程建设内业文件整理与施工进度不同步,原始文件收集不及时造成文件数据无基础支撑,从源头上就不能为文件整理提供保证。
  2.管理不规范导致工程建设内业文件不规范。部分参建单位管理行为不规范的现象,直接导致了内业文件不规范,例如: 应进行干密度和压实度双控制的土方填筑工程仅进行干密度单指标控制、见证取样制度没有落实、部分原材料进场未经验收、分部工程未履行开工审批手续、个别监理单位审批的施工进度计划由副总监签字、土工布铺设没有按技术规范要求施工、未经批准进行变更等,这些建设管理不规范的问题直接导致了相应的内业文件不规范。
  3.部分单位编制的指导性文件针对性不强,难以用于指导建设管理工作。部分参建单位编制的施工组织设计、专项施工方案、监理规划、监理细则等指导性文件千篇一律,内容照抄照搬,过于教材化,丝毫不结合工程实际,针对性不强,甚至存在错误,根本无法用于指导工程施工;土方碾压试验报告与实际施工不相符,不能有效地指导施工。
  4.部分文件不能全面、如实地反映建设管理实际情况。部分工程建设内业文件不能全面、如实反映建设管理实际情况,个别工程甚至文件造假现象。例如:施工、监理日志内容简单、粗糙,不能反映工作实际;单元工程质量评定表中填写的部分内容与现场实际不符;个别河道工程水中进占未记录进占部位、实时流量、施工水位和进占水深;个别监理单日抽检批量大,与实际情况不符;个别工程标段文件整理人员为完成任务,甚至提前把工程各类工程检测、评定文件做好,捏造虚假工程文件。
  5.原始文件收集整理不及时。部分工程现场施工人员和工程文件整理人员沟通协调不够,文件管理员又不主动了解工程现场情况,导致工程建设内业文件收集整理与工程建设不同步,事后补文件、甚至编造假文件的现象时有发生。由于工程原始文件收集不及时,或者不能按照规范、规程要求及时、齐全的收集现场有关数据,造成工程质量评定基础数据不足,从而影响工程质量的评定。
  6.通病性问题大量存在。工程建设中存在大量通病性问题,如:单元工程质量抽检表、评定表检验项目填写不明确;各类工程表格中签章不齐全,尤其在质量评定文件中更为严重;整改通知书、会议记录、监理日志、施工日志不闭合;质量证明文件不规范等。
  二、做好工程竣工验收文件整理工作的建议
  1.明确工程建设文件收集整理责任主体和相关责任人。工程建设文件的收集、整理、归档工作,应由产生文件的单位或部门负责,归档文件材料按照黄委批复的单项工程为单位进行收集、整理。项目法人要对工程建设文件的收集、整理、归档负总责,除做好自身建设文件的收集、整理、归档、保管工作外,对其他参建单位建设文件的收集、整理、归档进行监督、检查和指导。
  项目法人现场管理机构主要负责人对辖区范围内项目的工程建设文件整理工作负总责,各标段甲方代表对所负责标段的工程建设文件整理工作负直接责任。
  勘察设计、监理、施工等其他参建单位要做好职责范围内建设文件的收集、整理、保管,并对本单位提供的建设文件的真实性、完整性负责。所承担的合同约定建设内容完工并通过合同完工验收后,应按照要求及时将本合同范围内的建设文件形成档案交接给项目法人。
  勘察设计单位项目负责人对所负责项目的设计文件负总责,设计人员对所负责项目的设计文件负直接责任;总监理工程师对所承担监理任务的监理、施工文件的内容及质量负总责,各标段监理工程师和专业监理工程师对所负责标段或专业的监理、施工文件内容及质量负直接责任;施工单位提供的工程建设文件内容及质量由施工项目部技术负责人负总责,文件整理人员负直接责任。
  2.参建各方严格按照有关规定收集、整理、提交工程文件。在工程建设过程中,各参建单位要严格按照有关规章制度,及时收集、整理、提交相关基础文件,项目法人(或建设单位)应会同参建单位对工程建设各阶段的验收文件进行审查,并按照统一的格式印制,工程竣工验收文件应满足归档要求文件。
  3.参建单位相关责任人要严把工程文件的质量关。各参建单位提交的工作报告以及施工、监理单位所提供的施工日志、监理日志等应真实反映项目建设过程,各种报告中所提供的数字以及对建设过程和事件的表述应前后一致,报告之间应相互印证;项目名称应以初步设计批复的项目名称为准;对已完成的工程量和设计批复工程量的表述应列表对比,工程量差别较大应有详细的文字说明;大事记要简明扼要、叙述一致、大事突出、要事不漏;工程验收的图纸、文件和成果性文件应按竣工验收文件要求制备。除图纸外,验收文件的规格宜为国际标准A4(210mm×297mm)。文件正本应加盖单位印章且不得采用复印件。
  总之,水利工程项目档案的收集及整理是一项任务艰巨又积极繁琐的工作,需要参加单位各方的参与、支持与配合,要按照“完整、准确、系统、安全”的要求,保持工程档案之间的有机联系,保证档案实体的安全和工程档案信息的安全,切实做好工程档案的收集与整理工作。
  (作者单位:陕西河务局)
  责任编辑:王 龙

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